Règlement intérieur de l’association COAGUL

Article 1 - Définition de l’année d’exercice

Le terme « année d’exercice » désigne la période allant du 1er septembre 00H00 au 31 août minuit.

Article 2 - Écrit probant

Est dénommé “écrit probant” :

tout document original papier signé transmis par courrier simple ou recommandé,

tout document électronique (fichier, courriel, etc) signé numériquement au moyen d’une clef publique fiable (telle que le définit le paragraphe 2.2) utilisant un système à cryptographie asymétrique approuvé au paragraphe 2.1.

Système à cryptographie asymétrique approuvés

A l’heure actuelle, seuls les systèmes à cryptographie asymétrique reposant sur la technologie OpenPGP sont approuvés par l’association.

Clefs publiques fiables

Est reconnue fiable une clef publique (appartenant à un membre de l’association) signée au moyen de la clef fonctionnelle du secrétaire, du trésorier, du président ou du vice-président.

Les clefs fonctionnelles du président, du vice-président, du trésorier et du secrétaire sont reconnues fiables par décision du conseil d’administration après vérification des identités correspondantes. La décision doit préciser, pour chaque clef, son identifiant et son empreinte intégrale.

En cas de transfert d’une fonction (président, secrétaire, vice-président) à une autre personne physique, le certificat de révocation de l’ancienne clef fonctionnelle doit être publié et diffusé à l’ensemble des membres, et une nouvelle clef fonctionnelle créée et déclarée fiable par le conseil d’administration. Les clefs publiques des membres le nécessitant devront alors être resignées avec la nouvelle clef fonctionnelle.

Signature des clefs par les clefs fonctionnelles

Le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire s’engagent à ne signer la clef d’un membre que si celui-ci leur a directement présenté l’identifiant et l’empreinte intégrale de leur(s) clef(s) accompagné d’une des pièces d’identités officielles (en cours de validité) suivantes :

carte nationale d’identité avec photo

passeport avec photo

permis de conduire avec photo

Article 3 - Conditions et procédure d’adhésion des membres

Conditions d’adhésion

L’adhésion est ouverte à toute personne physique quelle que soit sa nationalité, et à toute personne morale.

L’adhésion à l’association implique l’acceptation d’inscription systématique de l’adresse de courriel du nouveau membre à la liste de diffusion réservée aux membres afin de permettre les réunions et votes à distance.

Procédure d’adhésion

Les personnes physiques ou morales désirant adhérer à l’association peuvent présenter leur candidature en s’adressant au secrétaire de l’association qui collecte les pièces et informations définies au paragraphe 3.3, et délivre les pièces et certificats définis au paragraphe 4.1.

Le conseil d’administration examine la candidature et statue par un vote à la majorité simple.

Pièces à fournir

une photo d’identité récente

une pièce d’identité avec photo en cours de validité

formulaire d’adhésion complété et signé comportant obligatoirement :

nom, prénom, date de naissance

adresse postale

coordonnées téléphoniques

adresse de courriel

pour les personnes morales, identité du représentant officiel auprès de l’association

le règlement de la cotisation en espèces ou en chèque

pour les mineurs, une autorisation parentale d’adhésion

Pièces et certificats délivrés

un reçu en cas de paiement de la cotisation en espèces

carte de membre comportant l’année d’exercice

clef(s) publique(s) signées avec la clef fonctionnelle du secrétaire

Article 4 - Cotisations

Les appels à cotisation sont faits en début d’année d’exercice (généralement au cours du mois de septembre). Les membres disposent d’une période de trente jours courants à compter de la date d’appel pour faire parvenir leur règlement au trésorier.

Membres actifs

La cotisation des membres actifs pour l’année d’exercice est fixée à 20€ et à 10€ pour les personnes à faible ressources.

L'adhésion faite en fin d'exercice offrira le droit d'être reconduite gratuitement sur l'exercice suivant

Membres bienfaiteurs

La cotisation des membres bienfaiteurs pour l’année d’exercice doit être égale ou supérieure à 1,25 fois celle d’un membre actif soit 25€. Membres associés

La cotisation des membres associés pour l’année d’exercice est fixée à deux fois celle d’un membre actif soit 40€. Cependant, ce montant pourra être librement adapté par le conseil d’administration de l’association.

Article 5 - Radiation pour non paiement de la cotisation annuelle

Si, à l’échéance du délai normal de trente jours, un membre n’a pas réglé sa cotisation, le trésorier procède à deux rappels accompagnés chacun d’un délai de quinze jours.
Si, à l’issue des deux rappels, le membre n’a pas régularisé sa situation, le trésorier en informe le conseil d’administration qui prononce alors la radiation du membre.

Article 6 - Modalités d’élection

Droit de vote et pouvoir

Le droit de vote est réservé aux membres actifs, honoraires et bienfaiteurs, à jour de cotisation, et adhérant à l’association depuis au moins trois mois jour pour jour à la date effective du vote.

Le conseil d’administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l’assemblée générale.

Tout membre jouissant du droit de vote peut se faire représenter physiquement lors d’une réunion par un autre membre actif jouissant lui-même du droit de vote. Il lui appartient de donner ses consignes de vote par le moyen qui lui plaira (oral, écrit probant ou non). En revanche, il devra délivrer au mandataire un pouvoir sous forme d’un écrit probant.

Éligibilité

Est éligible toute personne physique, membre actif ou bienfaiteur, à jour de cotisation, adhérant à l’association depuis au moins trois mois jour pour jour à la date effective du vote.

Le conseil d’administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l’assemblée générale.

Aucune condition de nationalité n’est requise pour l’élection au conseil d’administration, cependant, conformément à la législation en vigueur, seuls les membres de nationalité française peuvent être élus au bureau.

Déclaration de candidature

Les candidatures au conseil d’administration doivent être adressées au bureau du conseil d’administration au moins sept jours avant la date de l’assemblée générale. Les différents candidats disposeront d’un temps de parole égal pour se présenter à l’assemblée générale des adhérents et exposer leur motivation.

Mode de scrutin des élections

Toutes les élections sont effectuées au scrutin proportionnel. Les postes à pourvoir sont attribués aux candidats selon le nombre décroissant des voix reçues.

Article 7 - Réunions, délibérations, sondages virtuels et vote à distance

Réunions virtuelles

Les réunions virtuelles sont admises pour les assemblées générales ordinaires et les réunions du conseil d’administration.

Une réunion virtuelle consiste en une durée de délibération de sept jours courants permettant à tous les membres jouissant du droit de vote de délibérer et voter.

Les délibérations ne pourront avoir lieu que sur la liste de diffusion de courriel ad’hoc (liste de diffusion réservée aux membres pour les assemblées générales, liste de diffusion du conseil d’administration pour les réunions du conseil d’administration).

Le canal IRC de l’association pourra être utilisé pour les discussions intermédiaires mais ne saurait constituer un média de délibération officiel.

L’ordre du jour (accompagné des documents additionnels éventuels), les dates de début et de fin de la réunion virtuelle ainsi qu’un rappel des modalités de vote doivent être diffusés par écrit probant à l’ensemble des membres jouissant du droit de vote dans les même délais que pour une réunion physique.

De même, l’ajout d’un point à l’ordre du jour doit être transmis au conseil d’administration selon les mêmes modalités que pour une réunion physique.

Sondages virtuels

Afin de l’aider dans les décisions qui sont de sa responsabilité, le conseil d’administration pourra procéder à un sondage virtuel portant sur un point donné en demandant aux membres de répondre par courriel probant sur la liste de diffusion réservée aux membres dans un délai défini lors de l’ouverture du sondage.

Vote à distance

Est reconnu valable tout vote par correspondance transmis au moyen d’un écrit probant (tel que défini à l’article 2) dans les délais fixés pour le vote considéré.

Le vote par correspondance est admis pour les assemblées générales et les réunions du conseil d’administration.

Le bulletin de vote par correspondance devra présenter l’ensemble des résolutions proposées au vote et sera mis à disposition de l’ensemble des membres jouissant du droit de vote (par exemple sur la liste de diffusion ad’hoc). Il devra être retourné complété et signé par le membre votant.

Article 8 - Proclamation des comptes-rendus résultats et votes des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration.

Les comptes-rendus et résultats de votes sont proclamés par écrit probant diffusé sur la liste de diffusion ad’hoc.

Article 9 - Délégation de pouvoir et de signature

Toute délégation de pouvoir ou de signature devra être faite par écrit probant et délivré au mandataire et portée à la connaissance des administrateurs, voire des membres de l’association si la portée de la délégation le nécessite.

Article 10 - Acquisitions, aliénations ou locations immobilières

Pour l’instant le règlement intérieur ne prévoit pas de règles plus contraignantes que celles des statuts.

Article 11 - Remboursement des dépenses

En ce qui concerne les frais de déplacement, ceux-ci auront lieu sur présentation du titre de transport ou de la facture des frais engagés (carburant et péages).

Les membres sollicitant le remboursement de leurs frais de carburant s’engagent à faire en sorte que cette facture soit représentative de leurs dépenses effectives, par exemple en faisant le plein au début et à la fin du voyage et en fournissant la seconde facture.

Article 12 - Montant d’un acte au-delà duquel le conseil d’administration doit voter

Ce montant est fixé à 150€.

Article 13 - Commissaires aux comptes

L’assemblée générale peut décider de désigner un ou plusieurs commissaires aux comptes si le budget prévisionnel présenté par le trésorier le nécessite. Ces commissaires aux comptes seront élus parmi les membres éligibles de l’association.

Article 14 - Dispositions concernant la trésorerie de l’association

Seuls le Trésorier et le Président de l’association sont habilités à utiliser le chéquier ou à retirer de l’argent liquide.

Il n’est pas prévu pour l’instant de disposer d’une carte de paiement. Par souci pratique, une caisse d’argent liquide sera constituée pour faire face aux menues dépenses de l’association. Elle sera sous l’entière responsabilité du Trésorier, qui prendra soin de tenir à jour un carnet des entrées et sorties de monnaies. La somme maximale contenue dans cette caisse ne saurait excéder 30€.

Article 15 - Informatique sociale

Matériels récupérables

Les caractéristiques minimales des matériels que l’association entend récupérer sont définies par le conseil d’administration et publiées sur le site web de l’association.

Conditions d’admission au bénéfice du don ou de la mise à disposition de matériel(s)

Seules sont admises au bénéfice du don ou de la mise à disposition de matériel(s) informatique(s) récupéré(s) par l’association :

les personnes physiques justifiant de ressources modestes (demandeurs d’emploi, bénéficiaires des minima sociaux, étudiants, personnes handicapées, familles nombreuses, etc.)

les associations à but non lucratif ou organismes publics oeuvrant dans les domaines définis et agréés par les adhérents de l’association COAGUL réunis en assemblée générale.

Modalités de candidature

Toute personne physique ou association désirant bénéficier du don ou de la mise à disposition de matériel(s) pourra :

se porter candidate par lettre simple adressée au président de l’association ;

être proposée par tout adhérent de l’association ou par tout partenaire agréé par l’association (signature d’un accord préalable ratifié par le conseil d’administration) ;

Toute personne ou association ayant déjà bénéficiée d’un don ou d’une mise à disposition ne pourra en bénéficier une nouvelle fois que lorsque toutes les demandes en première instance auront été satisfaites. Toutefois, en cas d’urgente nécessité, le conseil d’administration pourra passer outre cette limitation.

Modalités d’attribution

Le conseil d’administration examine les candidatures et procède au choix des bénéficiaires et fixe la durée du prêt ou de la mise à disposition par un vote à la majorité simple. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Un tirage au sort réglera toute indécision éventuelle. Les candidatures ne pouvant être satisfaites par manque de matériel sont mises sur liste d’attente classée dans dépôt.

Historique des modifications

Version	Date	Commentaire
0.1	05/08/04	Création par [Nemo]
0.2	22/10/06	Mise à jour par Tony suite à AG du 26/09/06

Reglement_Interieur_0.2.sxw	Imprimé le 23/10/06	Page 5/6

2004-08-08T22:31:31